Realne projekty

Studia przypadków

Dla przejrzystości grupujemy studia przypadków klientów na literę A.

Litera A

Przegląd klientów i projektów zgrupowanych pod tą samą literą alfabetu.

Studium przypadku 1

Cyfryzacja kancelarii prawnej: od e-maila i pulpitu zdalnego do przejrzystego Microsoft 365

Kancelaria pracowała przez pulpit zdalny, WhatsApp i przekazywane e-maile. Dokumenty były fizycznie przypisane do jednego komputera w biurze. Dziś każdy klient ma własną przestrzeń roboczą w Microsoft 365, a prawnik ma dostęp do wszystkiego z dowolnego miejsca.

„Teraz dokładnie widzę, jakie zadania przydzieliłam sekretarce i które z nich wykonała. Mogę też pracować z dowolnego miejsca, a co najważniejsze — mam dostęp z telefonu.” — Mgr Romana Mrózková

Punkt wyjścia

Pliki przechowywane lokalnie, dostęp przez pulpit zdalny, komunikacja rozproszona między e-mailem a WhatsAppem. Nigdy nie było od razu jasne, co zostało zrobione, co jest w toku i gdzie jest najnowsza wersja dokumentu. Skanowanie oznaczało wysłanie pliku e-mailem i ręczne archiwizowanie — zbyt wiele kroków.

Co zmieniliśmy

Przenieśliśmy kancelarię do Microsoft 365 wokół jednej zasady: każdy klient ma własną przestrzeń roboczą w Microsoft Teams i SharePoint. Zadania dla sekretarki są przydzielane bezpośrednio w Teams przy danej sprawie — obie strony widzą, o co poproszono i kiedy. Dokumenty można skanować prosto do właściwego folderu klienta przez OneDrive. Zewnętrzną prawniczkę można dodać jednym kliknięciem — od razu widzi wszystko, co powinna. Wprowadziliśmy też praktyczne narzędzia AI (NotebookLM, Gemini Deep Research), aby przyspieszyć pracę z orzeczeniami i materiałami prawnymi.

Efekt

dokumenty dostępne bezpiecznie z dowolnego miejsca
każdy klient ma własną przestrzeń w Teams i SharePoint
komunikacja i zadania powiązane bezpośrednio ze sprawą
skany dokumentów zapisywane prosto we właściwym folderze
mniej przekazywania, mniej szukania, mniej ręcznej administracji

Użyte narzędzia: Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, NotebookLM, Gemini Deep Research

Studium przypadku 2

Account Professional a.s. — długoterminowa współpraca

Account Professional a.s. to biuro rachunkowe obsługujące płace, fakturowanie i księgowość dla ponad 500 firm. W ramach długoterminowej współpracy zbudowaliśmy kilka rozwiązań — od prostych narzędzi desktopowych przez automatyzację RPA po dedykowanego asystenta AI w Outlooku. Każdy projekt poniżej dotyczy innego codziennego problemu z życia biura rachunkowego.

Asystent e-mail w Outlooku nad własną bazą wiedzy

Ogólne narzędzie AI to za mało — odpowiedzi firmowe muszą czerpać z konkretnych ofert, kalkulacji i sposobu komunikacji danej firmy. Dla Account Professional zbudowaliśmy dedykowanego asystenta bezpośrednio w Outlooku, który korzysta z bazy wiedzy firmy, a nie z internetu.

„Asystent e-mail działa lepiej niż Copilot od Microsoftu.” — Account Professional a.s.

Punkt wyjścia: Niektóre odpowiedzi się powtarzają, ale nigdy nie są identyczne — zależą od kontekstu klienta, wcześniejszych wycen i materiałów wewnętrznych. Standardowy asystent AI pisze ogólny e-mail; do komunikacji firmowej to za mało.

Co zbudowaliśmy: Dedykowany asystent e-mail w Outlooku oparty na RAG — AI najpierw pobiera istotne informacje z bazy wiedzy firmy (wcześniejsze odpowiedzi, wyceny, kalkulacje w Azure Blob Storage), a dopiero potem tworzy odpowiedź. Użytkownik zostaje w Outlooku, może dodać własne instrukcje i wstawić szkic do odpowiedzi jednym kliknięciem.

Efekt: Szybsze przygotowanie komunikacji z klientem, bardziej spójny styl odpowiedzi i szkice oparte na realnej wiedzy firmy — nie na ogólnym modelu.

Użyte narzędzia: Azure Blob Storage, Azure AI Search, Azure Vectorizers, dodatek do Outlooka, architektura RAG

Automatyzacja miesięcznego przetwarzania płac

Co miesiąc te same kroki: pobranie dokumentów z systemu księgowego, zapis, wysłanie do klientów, wysłanie do urzędów. Księgowi robili to ręcznie — dokładnie to zautomatyzowaliśmy.

„Automatyzacja płac oszczędza każdemu księgowemu 3 godziny pracy miesięcznie. Pomnożone przez dwudziestu pracowników — to wymierna pomoc.” — Account Professional a.s.

Punkt wyjścia: Po zakończeniu naliczania płac co miesiąc powtarzała się ta sama rutyna w Premier — pobieranie pasków, raportów ZUS i NFZ, ręczne zapisywanie, wysyłanie e-maili do klientów, wysyłanie wiadomości do urzędów.

Co zbudowaliśmy: Automatyzację opartą na Microsoft Power Platform. Księgowa wybiera firmę i okres w aplikacji w Teams — resztę obsługuje Power Automate Cloud i Power Automate Desktop jako robot RPA, który steruje Premierem jak człowiek. Księgowa zostaje w punkcie kontrolnym: przegląda pobrane dokumenty i dopiero po potwierdzeniu automatyzacja przechodzi dalej — zapis w SharePoint, e-mail do klienta, oficjalne wiadomości do instytucji.

Efekt: 3 godziny oszczędności na księgowego miesięcznie, jednolita procedura, mniejsze ryzyko pominięcia kroku, pełna widoczność procesu w Teams.

Użyte narzędzia: Microsoft Dataverse, aplikacja model-driven, Microsoft Teams, Power Automate Cloud, Power Automate Desktop, on-premises Data Gateway, SharePoint, Premier

Konwersja polskich plików Excel księgowych do formatu gotowego dla Premier

Polscy klienci wysyłali faktury w Excelu. Układ nie pasował do programu księgowego Premier — za każdym razem księgowa ręcznie przestawiała kolumny. Zbudowaliśmy proste narzędzie: przeciągnij plik na ikonę na pulpicie, a poprawnie sformatowany Excel się pojawi. Gotowe.

Punkt wyjścia: Kolejność kolumn i struktura tabel z polskich systemów nie pasowały do formatu importu Premier. Co miesiąc ta sama ręczna korekta — czasochłonna i podatna na błędy.

Co zbudowaliśmy: Skrypt transformacji Power Query opakowany w launcher BAT na pulpicie. Nie otwiera się żaden techniczny interfejs — wystarczy przeciągnąć i upuścić.

Efekt: Koniec z ręcznym przestawianiem kolumn, mniejsze ryzyko błędów, plik Excel gotowy do importu w Premier.

Użyte narzędzia: Microsoft Excel, Power Query, launcher BAT, Premier

Jednorazowa weryfikacja ryzyka przedmiotu działalności w ponad 500 firmach

Jeden klient miał zbyt ogólny przedmiot działalności w rejestrze — potencjalnie problematyczny w świetle orzecznictwa. Natychmiastowe pytanie: ilu innych klientów ma ten sam problem? Ręczna weryfikacja ponad 500 firm zajęłaby dni. Automatyzacja zrobiła to w godziny.

Punkt wyjścia: Sformułowanie „produkcja, handel i usługi niewymienione w załącznikach 1–3 ustawy o działalności gospodarczej” może być uznane za nieokreślone w świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego. Przeglądanie setek firm pojedynczo byłoby wolne i nieefektywne.

Co zbudowaliśmy: Skrypt Python pobierał wypisy z justice.cz według ID firmy. Przetwarzanie wspierane AI wyciągało przedmioty działalności z PDF-ów do Excela i oznaczało firmy z ryzykownym sformułowaniem. Ostateczna ocena i komunikacja z klientami pozostały w gestii profesjonalnego osądu.

Efekt: Ponad 500 firm zweryfikowanych bez ręcznego otwierania każdego wypisu, konkretna lista klientów do dalszych powiadomień, mniejsze ryzyko pominięcia jakiejkolwiek firmy.

Użyte narzędzia: Python, justice.cz, Excel, przetwarzanie tekstu wspierane AI

Studium przypadku 3

Autoskla Trade: od e-maila na jednym komputerze do CRM i automatycznej wyceny szyb

Zapytania przychodziły e-mailem na jeden komputer. Właściciel przekazywał je na prywatnego Gmaila, żeby czytać na telefonie. Wycena jednej szyby zajmowała 15–30 minut ręcznego wyszukiwania — a każda dodatkowa minuta zmniejszała szansę na wygranie zlecenia. Dziś firma ma CRM, ujednolicony e-mail i automatyzację, która sama znajduje ceny szyb.

Punkt wyjścia

E-mail przez POP3 przypisany do jednego komputera, odpowiedzi wysyłane z innego adresu niż firmowy. Brak CRM — status leadu zgadywano po tym, czy e-mail w Outlooku był przeczytany, co powodowało zamieszanie między właścicielem a współpracownikiem.

Co zbudowaliśmy

Krok 1 — Microsoft 365: Skrzynki pocztowe przeniesione do Exchange. E-mail dostępny z komputera, telefonu i przeglądarki — bez przekazywania na Gmaila.

Krok 2 — CRM w Microsoft Dataverse: Power Automate automatycznie tworzy nowe leady z formularza na stronie. Każde zlecenie ma jasny status: nowy lead → kontakt → wycena wysłana → wizyta → zakończone.

Krok 3 — Automatyczna wycena: Właściciel wiedział, że telefon w ciągu 30 minut od zapytania znacząco zwiększa szanse na wygranie zlecenia. Problemem był wolny proces ręczny: VIN → Eurocode → porównanie cen u dostawców → dopiero potem telefon. Zbudowaliśmy agenta, który pobiera VIN z CRM, znajduje Eurocode i sprawdza ceny u wielu dostawców. Wyniki trafiają prosto do rekordu CRM.

Efekt

firmowy e-mail dostępny z dowolnego miejsca, bez przekazywania
przejrzysty CRM dla wszystkich leadów i zleceń
automatyczne tworzenie leadów ze strony
wycena szyb bez ręcznego wyszukiwania
szybsza reakcja na leady, większa szansa na wygranie zlecenia

Użyte narzędzia: Microsoft 365, Microsoft Exchange, Microsoft Dataverse, aplikacja model-driven, Power Automate, agent automatyzacji, portale dostawców

Sprawdź, co niepotrzebnie spowalnia Twoją firmę.

Podczas wstępnej konsultacji przejdziemy przez sposób działania firmy i zaproponujemy, od czego warto zacząć.

Bez zobowiązań konsultacja